في بيئة العمل العصرية، أصبح وجود تطبيقات مراسلة للتواصل بين الفرق داخل المؤسسات، سواء كان نظام العمل فيها عن بُعد أو من المكتب بشكل تقليدي، أو حتى مزيج بينهما أمرًا لا غنى عنه، حيث تُسهل هذه التطبيقات والبرامج من نقل المعلومات بين الموظفين، ومتابعة سير المهام، بما يوفر وقت المؤسسة، ويزيد من إنتاجيتها.
ولكي نساعدك على زيادة سلاسة التواصل بين أعضاء فريقك، سوف نقدم لك في موضوع اليوم تطبيقات مراسلة أثبتت فاعليتها في بيئة العمل، لتختار من بينها ما يمكنك الاعتماد عليه في تسيير أعمالك.
إليك العناصر التي سوف نعتمد عليها اليوم:-
عوامل اختيار تطبيقات المراسلة في الشركات
قبل أن نتعرف على خيارات أفضل تطبيقات مراسلة للشركات التي سوف نقدمها لك لاحقًا في موضوع اليوم، هناك عوامل عليك أن تضعها بعين الاعتبار قبل اتخاذ قرارك وهي ما سوف نستعرضه في النقاط التالية.
أمان وسرية البيانات
إذا كنت تنوي الاعتماد على خيار من تطبيقات مراسلة الموظفين داخل الشركات، فعليك التأكد أن الرسائل بين الموظفين والصور والمستندات، وكذلك بيانات العملاء من أرقام للهواتف وعناوين منزلية وحتى عناوين البريد الإلكتروني وبيانات البطاقات البنكية وغيرها من البيانات لن تكون مُعرضة للقرصنة الرقمية.
كما يجب عليك مراجعة طرق تسجيل الدخول التي يقدمها التطبيق لموظفي الشركة، وكيفية التأكد من هوية كل موظف، وخيارات تغيير كلمة المرور في حالة نسيانها، وطرق الربط بين الموظفين وإضافتهم لأحد قنوات التواصل على التطبيق الذي اختارته شركتك؛ حتى تضمن أمان البيانات وسريتها.
ثقافة الشركة وهويتها
وهذا العنصر في برامج إدارة الأعمال تتعزز أهميته في الشركات التي يختلف فيها نظام العمل بين الموظفين، فيما يُعرف ببيئة العمل الهجينة، حيث يكون بعض الموظفين يعملون بدوام كامل، والبعض الآخر بدوام جزئي، وهناك بعض المستقلين في فريقك. هنا تحتاج عند البحث عن تطبيقات مراسلة أن يقع اختيارك على ما يُساعدك على خلق بيئة عمل سلسة في التواصل، تُحافظ من خلالها على هوية شركتك، وتجعل الموظفين جزءًا من ثقافتها.
الخيار الأفضل هنا يكون في التطبيقات التي تسمح لك بإجراء تعديلات على الواجهة لتُناسب هوية شركتك، وتقدم لك نظامًا جيدًا للإشعارات بحيث ينتبه إليه الموظفون، كما يسهل عليك من خلاله جدولة الاجتماعات، وإجراء الاتصالات الهاتفية عبر الإنترنت وإرسال الرسائل الصوتية وحتى مقاطع الفيديو.
سهولة العثور على المحادثات والملفات
عندما تبحث في تطبيقات مراسلة للشركات لاختيار أنسبهم لأعمالك، عليك مراعاة أن يسمح لك التطبيق بالبحث في المحادثات التي جرت بين اثنين من الموظفين، أو على مجموعة أو قناة للتواصل تضم أحد الفرق؛ حتى يسهل الوصول للمعلومات التي سبق وأن تم تبادلها بالفعل، ولا يحتاج الموظفون لإعادة المحادثة من البداية ليتمكنوا من إيجاد تلك المعلومات، كما يجب أن يدعم التطبيق الذي تختاره البحث عن الملفات؛ لكي تتمكن أيضًا من إيجاد المستندات الخاصة بالعمل بسهولة.
طبيعة تطبيق المراسلة
المقصود هنا واجهة المستخدم الخاصة بتطبيق المراسلة سواء على الهاتف الجوال أو عند استخدامه عبر اللاب توب، حيث يجب أن تكون واضحة ويسهل على الموظف التنقل من قناة لأخرى بين قنوات المراسلة الجماعية، وكذلك بين الأدوات التي يوفرها تطبيق المراسلة، علاوة على ذلك يجب أن يُسهل التطبيق من عملية مشاركة الملفات فيكون خيار النقر والسحب مثلًا متاح للموظفين، مع إمكانية التكامل مع تطبيقات أخرى بما يُسهل سير العمل.
أفضل برامج إدارة الأعمال والتواصل في الشركات
وبعد أن عرفت العوامل التي يجب عليك وضعها في اعتبارك عند اختيار تطبيقات مراسلة لشركتك، سوف نتعرف سويًا خلال الجزء التالي من مقال اليوم على أفضل هذه النوعية من التطبيقات والبرامج.
تطبيق Pumble
يمثل Pumble أحد تطبيقات المراسلة الفورية في الشركات التي تسمح لفرق العمل بتبادل الرسائل النصية والصوتية وملفات الفيديو، وحتى الدخول في اجتماعات عن بُعد لمناقشة المهام وإنجازها، ويمكنك عند استخدام Pumble أن تقوم بإنشاء قنوات خاصة بكل فريق من فرق العمل لديك، وتُصنف المحادثات الموجودة في هذه القنوات حسب أهميتها، وبدون أن تقلق من حد أقصى للرسائل أو أعضاء الفرق في كل قناة.
والتطبيق متاح للاستخدام عبر متصفح جهازك، ويمكن تحميله على أجهزة IOS وكذلك أندرويد، ويمكن استخدامه بشكل مجاني، ولكن إذا كنت تحتاج لمزايا إضافية فيُمكنك عندئذ تجربة الخطط المدفوعة، والتي تبدأ أسعارها من 2,99 دولار شهريًا.
تطبيق Mattermost
خيار سوف تعثر عليه عند بحثك عن تطبيقات مراسلة مناسبة لتسيير أعمالك، ويتميز Mattermost بأنه من تطبيقات التواصل مفتوحة المصدر، بمعنى أن الأكواد التي تم استخدامها لأعداده متاحة لمن يرغب في التعديل عليها وتثبيتها على أحد الخوادم الخاصة به دون أن يمر على أي خوادم خارجية، وعليه يمنح نسبة أمان عالية للشركات التي لديها حرص مُضاعف على سرية بياناتها.
ولكن هنا تظهر عيوب التطبيق حيث يحتاج إلى معرفة تقنية لتتمكن من إعداده بما يتناسب مع احتياجاتك، كما أن التكاملات التي يوفرها في نسخته المجانية محدودة؛ ولذلك فإن الأفضل الاعتماد على النسخ المدفوعة والتي تبدأ أسعارها من 10 دولار شهريًا.
تطبيق Slack
يُعد Slack من أشهر تطبيقات مراسلة للأعمال على مستوى العالم، حيث تعتمد عليه 80% من شركات Fortune 100 في التواصل بين موظفيها، وهذه الشركات هي أقوى 100 شركة في الولايات المتحدة الأمريكية. وتعتبر ثقة هذه الشركات في Slack أمر منطقي، حيث تُشير الإحصائيات إلى أن فرق العمل التي تعتمد عليه في التواصل وتنظيم مشاريعها قد زادت إنتاجيتها بنسبة وصلت إلى 47%.
ويقدم Slack لمستخدميه خيارات رائعة للأتمتة، مثل إرسال تحديثات المهام المختلفة بشكل تلقائي، كما أنه يتكامل مع أكثر من 2600 أداة وتطبيق ضروري لتسيير الأعمال مثل Notion وGoogle Drive وغيرها، وكانت ثمرة هذه التكاملات الرائعة أنه ساعد الفرق على توفير 35% من الوقت الذي احتاجت إليه لإنجاز مختلف المهام.
ويمكن استخدام Slack بشكل مجاني، كما توجد ثلاث خطط مدفوعة للاعتماد عليه وتبدأ أسعارها من 4.38 دولار أمريكي شهريًا لكل مستخدم.
تطبيق Zoho Cliq
يأتي Zoho Cliq مع خدمات متكاملة لشركة Zoho، بما يسمح لك بالاستفادة من كافة تطبيقاتها وتكاملاتها في تسيير أعمالك، مثل Zoho CRM وProjects وكذلك Zoho People. وكأداة عمل يتميز Zoho Cliq بسهولة عملية الإعداد، وإمكانية بناء بوتات دردشة مخصصة لكل فريق.
ويمكن من خلاله أيضًا إجراء الاجتماعات مع عدد كبير من موظفي فريقك، وإجراء اتصالات صوتية بشكل سهل للغاية. أما طبيعة الشركات التي تعتمد عليه، فقد أشارات إحصائيات enlyft أن 54% منهم هي شركات صغيرة، ونسبة 12% للشركات المتوسطة، ونسبة 9% للشركات الكبيرة التي دخلها أعلى من مليار دولار. وهو مؤشر جيد على أنه خيار مميز لرواد الأعمال.
تطبيق Chanty
يمكن أن يكون Chanty تطبيق التواصل الأنسب للشركات التي تبحث عن إنجاز أكثر من مهمة عبر نفس الأداة، فهو بجانب إمكانية استخدامه في التواصل بين الفرق والموظفين، يصلح لأداء أحد مُهام أداة مثل Notion حيث يُمكنك إضافة مهمة لأحد الموظفين، وتصنيف هذه المهمة من حيث أولوية التنفيذ، وتحديد موعد نهائي لتسليمها.
نقطة الضعف الأبرز في Chanty أن الخطة المجانية لا تسمح لك سوى بإنشاء مساحة عمل صغيرة تضم خمسة موظفين، ولا يمكنك عند الاعتماد عليها استخدام ميزة رسائل الفيديو. ولكن إذا أردت الاعتماد عليها عبر أحد الخطط المدفوعة فإن أسعارها تبدأ من 3 دولار لكل مستخدم.
تطبيق Twist
يُعد Twist من تطبيقات مراسلة الشركات التي تُقلل من ضغط الإشعارات على الموظفين، فبدلًا من نظام الرسائل الفورية الذي قد يُعرض الموظفين لفقدان جزء من المعلومات، اعتمد التطبيق على محادثات مبنية على المواضيع والمهام، بما يخلق محادثات أكثر تركيزًا بما يسهل تتبع المعلومات والعودة إليها في أي وقت.
وعلى الجانب الآخر توجد بعض العيوب في تطبيق Twist حيث لا يدعم المكالمات الصوتية ولا مكالمات الفيديو، كما أن سجل الرسائل فيه يكون محدودًا في الخطة المجانية. إذا رغبت في استخدام الخطط المدفوعة فإن أسعارها تبدأ من 6 دولار شهريًا لكل مستخدم.
تطبيق Rocket.Chat
Rocket.Chat يتيح لك إنشاء قنوات مشفّرة مخصصة لمجموعات محددة من الموظفين لتبادل المعلومات الحساسة بسرية، إلى جانب قنوات التواصل التقليدية التي تُستخدم لتنظيم المهام وتنسيق العمل بين فرق شركتك. وكونه مفتوح المصدر مثل Mattermost يجعلك تُصمم واجهة التطبيق بما يتناسب مع احتياجات العمل في مؤسستك.
أبرز العيوب في هذا التطبيق أن عملية إعداده أكثر تعقيدًا من التطبيقات التي ذكرناها اليوم، كما أن إشعارات التطبيق في نسخة الهاتف الجوال لا تكون موثوقة، علاوة على أن مزايا النسخة المجانية منه محدودة للغاية. أما أسعار النسخة المدفوعة فهي تبدأ من 4 دولار لكل مستخدم شهريًا.
تطبيق Google Chat
مع Google Chat سوف تكون قادرًا على الاستفادة من جميع التكاملات في Google Workspace كما أنه يقدم سعة تخزين مجانية لكل مستخدم تصل إلى 15 جيجا بايت، مما يجعله أحد أهم خيارات تطبيقات مراسلة الشركات والتواصل بين موظفيها.يمنحك Google Chat إمكانية الاستفادة الكاملة من تكاملاته مع Google Workspace، إلى جانب سهولة الوصول إليه من مختلف الأجهزة. كما يوفر لكل مستخدم سعة تخزين مجانية تصل إلى 15 جيجابايت، ما يجعله خيارًا بارزًا لتطبيقات مراسلة الشركات وتيسير التواصل بين الموظفين.
الخاتمة
وفي منصة متصل نُقدم أيضًا أحد الحلول البارزة للتواصل بين الموظفين وفرق العمل في الشركات عبر واتساب بزنس API. يُمكنك الآن معرفة المزيد عن الواتساب المؤسسي، ومناقشة كيفية الاستفادة منه لتحقيق أهدافك مؤسستك. احجز جلسة استشارتك المجانية، وتأكد أن فريقنا سوف يساعدك على أن تكون متصلًا بالنجاح.
الأسئلة الشائعة
هل تطبيقات المراسلة في الشركات من أشكال البرمجيات كخدمة Saas؟
نعم، هذه النوعية من التطبيقات تُصنف ضمن البرمجيات كخدمة Saas وتُعد من تطبيقاتها في مجال التواصل بين المستخدمين.
هل تطبيقات المراسلة الفورية في الشركات بدون رقم؟
نعم، فالكثير منها يُمكنك التسجيل فيه بدون رقم، ويُتاح لك إدخاله ضمن البيانات لأغراض التحقق من الحساب أو إعادة تعيين كلمة المرور.
