يمثل الرد الالي واتساب أحد أبرز الحلول لمشكلة ضغط العمل التي تواجهها الشركات الحديثة، فمع وجود عدد كبير من العملاء المتطلبين الذين يتوقعون مستوى عال من الخدمات، والاستجابة لاستفساراتهم بأسرع ما يمكن، لا تتمكن الشركات من التعامل مع هذه المشكلة بالطرق التقليدية، وتحتاج لتوظيف الأدوات التي تساعدها على تحسين عملية التواصل.
وفي موضوعنا لهذا اليوم، سوف نتعرف على الرد الالي واتساب وكيف يساعد شركات على التواصل مع عملائها، وأيضًا الخطوات التي يجب عليك اتباعها من أجل تشغيل الخدمة.
إليك العناصر التي سوف نعتمد عليها اليوم:-
فكرة الرد التلقائي على رسائل الواتس اب
الرد الالي واتساب يمكن وصفه بأنه رسالة تصل للعميل بشكل تلقائي بمجرد أن يقوم بمراسلة نشاطك التجاري؛ ليُساعدك على الاستجابة الفورية لعدد كبير من العملاء في نفس الوقت، بدون إجبار أي عميل على الانتظار لحين الرد على رسالته.
وبذلك تختلف رسائل الرد الالي للواتس اب عن الشات بوت فالأخير يمكنه عبر معالجة اللغة الطبيعية الدخول في محادثات كاملة مع العملاء، ولكن الرد الالي واتساب يضمن لك أتمتة عدد معين من الردود تستخدمها في الاستجابة لعملائك، وفي الكثير من الأحيان تكون كافية لتلبية احتياجات العميل.
أهمية الرد التلقائي على الواتس اب
الرد الالي واتساب يمنح نشاطك التجاري القدرة على الاستجابة الفورية على منصة التواصل الأولى عالميًا. فقد وصل عدد مستخدمي الواتساب إلى 3 مليار مستخدم نشط شهريًا مما يجعل تطبيق التواصل الأول في العالم، وإذا قمنا باستبعاد الصين التي لا تعتمد عليه فسوف نجد أن 69% من مستخدمي الإنترنت في العالم ينشطون على الواتساب. انظر الإحصائية من هنا.
وعليه فمن المنطقي أن تتعرف على أهمية الرد الالي واتساب لتفهم كيف يمكنك تحسين استفادتك من أهم منصة تواصل على الإطلاق. فهيا بنا نتفقد النقاط التالية.
تحسين تجربة العملاء
أوقات الانتظار تُعد من أكثر المواقف المزعجة التي يتعرض لها العملاء عند تواصلهم مع الأنشطة التجارية. وهنا يأتي الرد التلقائي على رسائل الواتس اب ليُخبر عملائك أنك متواجد دائمًا لخدمتهم ومساعدتهم على الاستفادة مما تقدمه، حتى لو كان ذلك بعد ساعات العمل أو في العطلات الرسمية.
توفير الوقت والجهد
بدلًا من كتابة نفس الرسالة في كل مرة يتواصل معك فيها أحد العملاء، يُمكنك إعداد الرد التلقائي على الواتس اب ليقدم لعملائك إجابات على الأسئلة الشائعة التي من المعتاد أن تصلك منهم. وهذا الأمر يسمح لفريق العمل لديك بالعمل على إنجاز مهام أكثر تعقيدًا تُساهم في تطوير شركتك، بدلًا من تكرار نفس المهمة مرات عديدة في نفس اليوم.
الطابع الشخصي على الرسائل
عند الاعتماد على نسخة واتساب للأعمال API التي توفرها منصة متصل، يُمكن أن يكون الرد الالي واتساب الخاص بك أكثر تطورًا. فتقوم بتخصيص الردود عبر الاستجابة لكل عميل باسمه، مما يجعل الرسالة أكثر ودية وإنسانية، بدلًا من أن تكون ردود عامة ومكررة تُصيب العملاء بالانزعاج من التواصل مع شركتك.
خدمة العملاء في أوقات الذروة
فرق خدمة العملاء أيضًا يُمكنها أن تستفيد بصورة كبيرة من الرد الالي واتساب الذي سيكون قادرًا على الرد الفوري على العملاء حتى خلال أوقات الذروة. فيُخبر العميل مثلًا أن الفريق بالكامل مُنشغل الآن بخدمة عملاء آخرين وأنه سيتم التواصل معه بمجرد أن يحين دوره، ويتم إرسال الدور الذي حصل عليه، أو التوقيت الذي سيتم التواصل معه فيه.
كيفية إعداد الرد الالي واتساب
يُمكن إعداد الرد الآلي واتس اب على نسخة واتساب بزنس العادية، والردود الآلية لها أشكال مختلفة وهي الردود السريعة والرسائل الترحيبية ورسائل عدم التواجد. وفيما يلي سوف نتعرف على كيفية إعدادها عبر هاتفك الجوال.
إعداد الردود السريعة Quick replies
لتقوم بإعداد الردود السريعة على الواتساب، والتي تستخدمها للرد على أسئلة عملائك الشائعة، قم بفتح تطبيق واتساب بيزنس واضغط على الأدوات Business tools.
بعد ذلك قم بالضغط على الردود السريعة Quick Replies. ثم اضغط على علامة الإضافة (+).
قم بكتابة محتوى الرسالة في حقل “Message” ثم اختر رمز اختصار لها في حقل Shortcut (مثلاً: /جدولة)، واحفظ الرسالة.
إعداد الرسائل الترحيبية
بنفس طريقة بداية إعداد الردود السريعة اختر الأدوات Business tools ومنها اختر الرسائل الترحيبية Greeting message.
قم أولًا بتفعيل الرسائل الترحيبية والتي تصل لعملائك الذين يتواصلون معك للمرة الأولى، أو يتواصلون معك بعد غياب 14 يوم عن الرسالة السابقة، وانتقل بعدها لكتابة محتوى الرسالة.
قم بكتابة محتوى رسالتك الترحيبية واضغط على تأكيد Ok.
بعد ذلك من قائمة مستلمي الرسائل، قم بتحديد الفئة التي ترغب في أن تصلها رسائلك الترحيبية.
رسائل عدم التواجد
إذا كنت غير قادر على الرد على عميلك في الوقت الحالي، فيُمكن أن تساعدك رسائل عدم التواجد لحل المشكلة.
وكما فعلنا في المرتين السابقتين، سوف تنتقل أولًا إلى الأدوات، ولكن هذه المرة سوف تختار رسائل عدم التواجد.
ابدأ بتفعيلها أولًا، ثم انتقل إلى تحرير رسالة عدم التواجد الخاصة بك.
بعد صياغة محتوى الرسالة الخاصة بنشاطك التجاري، اضغط على تأكيد Ok.
عملية الجدولة سوف تساعدك على تحديد الأوقات التي تظهر فيها رسائل عدم التواجد لعملائك.
ولا تنسى أن تقوم بتحديد العملاء الذين تظهر لهم هذه الرسالة.
الخاتمة
يمكنك زيادة قدرة نشاطك التجاري على الاستفادة من الرد الالي واتساب عند اعتمادك على نسخة واتساب للأعمال API، والتي سوف تفتح لك آفاقًا أوسع للأتمتة، وتحسين تجربة التواصل مع عملاء نشاطك التجاري. احجز جلسة استشارتك المجانية، واترك المهمة لفريقنا الذي سوف يساعدك أن تكون متصلًا بالنجاح.
الأسئلة الشائعة
كم عدد الردود السريعة التي يمكن حفظها في واتساب بزنس؟
يسمح لك واتساب بزنس بحفظ ما يصل إلى 50 من الردود السريعة.
هل يُمكن إعداد رد آلي واتساب لفترة زمنية محددة؟
نعم، يمكنك على سبيل المثال إعداد نسخة من رسائل عدم التواجد تظهر لعملائك خلال عطلة عيد الفطر، أو ردود سريعة تعمل طوال فترة استمرار عرض مُعين تقدمه لعملائك.