إن كنت لا تعلم أهمية قوالب الرسائل عبر واتساب بزنس API، فدعنا نفترض أن شركتك على موعد مع حدث درجة أهميته مرتفعة، وتريد مراسلة العملاء حتى تخبرهم بكافة المُستجدات، مثلًا جدول الأعمال من بداية الحدث وحتى نهايته، الأزياء اللائقة لحضور هذا الحدث، بوابة دخول الجمهور وتلك المخصصة للشخصيات الرئيسية ومكان الصحفيين، كيفية الحجز لحضور ذلك الحدث، والتكاليف اللازمة لعمل ذلك الحجز وطرق الدفع.
كم كبير من المعلومات على فريق خدمة العملاء الخاص بك أن يقوم بتوصيله ولا يوجد أي هامش للخطأ أو إهدار الوقت، بل إنك تحتاج لأداء هذه المهمة بأقل قدر ممكن من التكلفة التشغيلية، فما العمل؟
إسناد مهمة خدمة العملاء إلى منصة متصل هو ما يجب أن تفعله، فمهما كان الأمر معقدًا سيُصبح في غاية البساطة عندما تعتمد على قوالب الرسائل الخاصة بمتصل، ولكن لتعرف أهمية ودور تلك القوالب هناك بعض الأشياء التي يجب عليك فهمها بشأن رسائل واتساب بزنس API، والفارق بين قوالب الرسائل والأنواع الأخرى لرسائل الواتساب.
ما الذي نقصده بنافذة خدمة العملاء؟
نافذة خدمة العملاء يمكن تعريفها على أنها إطار زمني تصل مُدته إلى 24 ساعة، ويبدأ ذلك الإطار عندما ينجح عميلك في التواصل معك عبر الوتساب خلال هذه الساعات الأربع وعشرين، وهنا يكون أمام عميلك خيار إرسال نوعين من الرسائل، وهما:
-
رسائل الجلسة
يُقصد برسائل الجلسة مراسلات رد الفعل أو الاستجابة من نشاطك التجاري للعملاء، ويتم إرسالهم ضمن نافذة خدمة العملاء، ولا يوجد حد للرسائل التي يتم إرسالها عبرها من خلال متصل، طالما ستكون خلال جلسة مدتها 24 ساعة.
-
قوالب الرسائل
هذه النوعية من الرسائل غير متاحة عبر الوتساب الشخصي، فلا يمكن إرسال قوالب الرسائل إلا عبر واتساب بزنس API ووفقًا لتحديثات الواتساب لعام 2022، أصبح لا يمكن للشركات فتح جلسة محادثة مع عملائها إلا من خلال إحدى قوالب الرسائل الموافق عليها مُسبقًا، وبمجرد رد العميل يتم فتح نافذة خدمة العملاء والتي مُدتها 24 ساعة.
وعادة ما تكون قوالب الرسائل عبر واتساب بزنس API في صورة تحديثات بخصوص حجز ما، أو تنبيهات بعروض جديدة تقدمها شركتك لعملائها، ونلاحظ أنه لا يمكن إرسال قوالب الرسائل بشكل مجمع في رسالة واحدة، بل يتم الاعتماد على قالب واحد في كل مرة على حدة، ويأتي ذلك لتنظيم المحادثات عبر الواتساب على اعتبارها وسيلة بناء العلاقة بين الشركة والعميل، ويوجد نوعان لمحادثات الواتساب محادثات تبدأها الشركة ومحادثات يبدأها العميل.
شكل قوالب الرسائل التي يمكن إرسالها عبر الواتساب المؤسسي
تساعد منصة متصل الشركات في استخدام قوالب الرسائل فبما أنها تحتاج لموافقة الواتساب أولًا ولا يمكن للشركة بدء المراسلة مع العميل بدون استخدام أحد تلك القوالب، تمكن المنصة العميل من اختيار مجموعة القوالب المناسبة لممارسة عمله، مع ملاحظة أنه بمجرد إعتماد قوالب الرسائل لن تتمكن من تغييرها.
ويشترط في تلك القوالب أن تحتوي على عناصر ثابتة سوف نوضحها في أمثلة تالية، وأخرى تكون قابلة للتغير في القالب، سنوضح ذلك بأرقام تجدها بين تلك الأقواس {{}} فيما يلي.
المثال التوضيحي
عند البدء في عملية إعداد القالب سوف يكون على النحو التالي:-
مرحبًا {{1}}
نشكرك على الطلب من متجر ملابس عصرية. لقد قمت بشراء {{2}} من متجرنا في يوم {{3}}. هذا هو رقم الطلب الخاص بك {{4}}
تواصل معنا إن كانت لديك أي استفسارات
مع تحياتنا
متجر ملابس عصرية
– هذا القالب سوف يصل إلى عميلك على هذه الصورة:-
مرحبًا علي
شكرًا لك على الطلب من متجر ملابس عصرية. لقد قمت بشراء ثلاثة قمصان من متجرنا في يوم 26/05/2022. هذا هو رقم الطلب الخاص بك 776543.
تواصل معنا إن كانت لديك أي استفسارات
مع تحياتنا
متجر ملابس عصرية
–
العناصر التي تم الرمز لها بالأرقام 1، 2، 3، 4 هي متغيرة في القالب وكما لاحظنا أن العناصر المتغيرة لا تكون جمل كاملة بل تأتي في صورة معلومات مثل الاسم، ونوع الطلب والتاريخ ورقم الطلب، وفي أي قالب يجب أن يكون هناك متغير واحد على الأقل، أما العناصر الثابتة في القالب فقد كانت الجمل الكاملة والتي لن تتمكن من تعديلها بمجرد الموافقة على القالب الخاص بك،
كيفية أخذ الموافقة على رسائل القوالب
يمكنك إتمام عملية الموافقة واعتماد رسائل القوالب الخاصة بك من قبل الواتساب المؤسسي، إذا كانت لديك صلاحية الوصول إلى واتساب في هذه الحالة عبر لوحة التحكم الخاصة بمدير قوالب الواتساب WhatsApp Template Manager، في الجانب الأيسر من الواتساب إذا كنت تستخدمه باللغة الإنجليزية والأيمن إذا كنت تستخدمه باللغة العربية، وافتح لوحة معلومات الرسائل، واتبع الخطوات التالية:
- انقر فوق إنشاء نموذج، وسيتم فتح نافذة.
- قم بملئ جميع المعلومات المطلوبة.
- الاسم اكتبه بأحرف صغيرة، واستبدل المسافات بشرطة سفلية.
- حدد اللغة التي تريد استخدامها.
- اكتب المحتوى مع تحديد العناصر الثابتة والمتغيرة في القالب.
- تأكد من وجود متغير واحد على الأقل.
- تحقق من المعلومات ثم أرسل للموافقة.
- بمجرد إرسالها للموافقة لم يعد بإمكانك إجراء أي تعديل عليها.
في حالة لم تمتلك صلاحية الوصول إلى واتساب، فإن منصة متصل سوف تساعدك على اختيار ما يناسبك من قوالبها الموافق عليها مسبقًا من قبل الواتساب المؤسسي.
مواصفات قوالب الرسائل عبر واتساب بزنس API
عند اعتمادك على قوالب الرسائل في مراسلة العملاء من خلال منصة متصل، عليك أن تراعي الإرشادات التالية؛ حتى تنجح عملية تقديم الدعم الفني لعملائك باستخدام واتساب بزنس API
-
عدد حروف الرسالة
يُلزمك واتساب بزنس API أن يتكون قالب رسالتك من 1024 حرف كحد أقصى للرسالة الواحدة.
-
تنسيق الرسالة
عليك بتزويد قوالب الرسائل الخاصة بك بأحرف أو رموز أو أرقام، وأن تراعي تنسيق المسافات وحجم الخط وعلامات الترقيم الضرورية؛ لمنح رسالتك القدرة على وصف المعنى الذي تعبر عنه.
-
وضوح الغرض من الرسالة
يجب عليك إدراك أن رسالتك لابد لها من الوضوح بقدر الإمكان، فهي إلى شخص خارج إطار عملك، وأنت تريد كسب ثقته في نشاطك التجاري، لا أن تجعله يرفض استقبال الرسائل منك.
-
تجنب محظورات واتساب بزنس API في قوالب الرسائل
من الضروري التزام شركتك بتوفير المعلومات التي يحتاجها العملاء، والقيام بوظيفة الدعم الفني اللازمة لهم، والابتعاد عن الرسائل الترويجية المحظورة، واستطلاعات جمع البيانات، وأيضًا اكواد القسائم؛ لأن الإتيان بهذا الفعل يُعد انتهاكًا للسياسة التجارية التي يتبعها واتساب بزنس API في مراسلة العملاء، وسوف يؤدي لحظر قوالب الرسائل الخاصة بك.
-
الابتعاد عن مخالفة القوانين
تمنع قوانين واتساب بزنس API أن تتضمن رسائلك استخدام ألفاظ خارجة أو غير لائقة، أو أن تتحدث فيها عن أي شئ غير قانوني، فلابد من إخضاع قوالب الرسائل لمراجعة دقيقة تفصيلية قبل مراسلة العملاء.
-
البعد عن التكرار في قوالب الرسائل
يساعدك متصل على تجنب إحدى محظورات واتساب بزنس API، حيث يمنع واتساب من تكرار محتوى الرسائل التي يتلقاها كل مستخدم، وهذا شئ تتجنبه مع متصل الذي يضفي طابع من الخصوصية على الرسالة باستخدام اسم العميل، ويساعدك كذلك على ضبط عدد الرسائل التي يتلقاها كل مستخدم، فيحميك من خطر الرسائل الغير مرغوب فيها.
ما هي فوائد استخدام قوالب الرسائل عبر واتساب بزنس API للشركات والأنشطة التجارية؟
المنافع التي تحصدها شركتك من الاعتماد على قوالب الرسائل عبر الواتساب المؤسسي في تقديم الدعم الفني متعددة، يُمكننا ذكرها في النقاط التالية:-
-
سهولة الاستخدام
عند الاعتماد على قوالب الرسائل عبر الواتساب المؤسسي سوف يبذل فريق العمل الخاص بك مجهود لمرة واحدة في تحديد المعلومة التي يرغب في توصيلها إلى العملاء، وعقب الانتهاء من ذلك باستخدام متصل سوف تتمكن بدرجة عالية من السهولة أن تُعبر عن تلك المعلومة، ومساعدة العملاء على استيعابها، حتى لو راسلوك بعد منتصف الليل، فهي جاهزة لبدء المراسلة وكذلك الرد على مراسلات العملاء.
-
قوالب الرسائل وتوفير وقت العمل
بناءًا على الفائدة السابقة، فإن توفير هيكل محدد بالفعل لأداء العمل سوف يوفر على شركتك الوقت اللازم لأداء نفس المهمة مع كل عميل؛ نظرًا لأن إطار العمل موضوع يؤدي وظيفته مع متصل بشكل آلي، فتكون قادرًا على استخدام ذلك الوقت في أفكار جديدة لعملك.
-
ترشيد نفقات إنجاز العمل
تؤدي منصة متصل مهمة إرسال قوالب الرسائل عبر واتساب بزنس API، لتوفر بذلك النفقات اللازمة لتوكيل فريق من الموظفين بإرسال تلك الرسائل وتتبع نتيجتها مع العملاء؛ نظرًا لسيرها بشكل آلي مع متصل بمنتهى الدقة.
-
المرونة في أداء العمل بفضل قوالب الرسائل
حيث تكون قادرًا على استخدام إحدى القوالب الجاهزة من واتساب بزنس API، أو استخدام قوالب متصل، وأيضًا ابتكار القوالب اللازمة لتلبية احتياجات عملائك، واستخدامها معًا في تلبية احتياجات عملاء شركتك أو نشاطك التجاري بدرجة عالية من المرونة.
-
قوالب الرسائل والمحافظة على الاتساق
تضمن قوالب الرسائل عبر واتساب بزنس API من خلال متصل، أن تُحافظ على ثبات الشكل والبنية التي ترغب في اتباعها، فتكون لشركتك شخصية وهوية ثابتة في المراسلة والرد، تُثير إعجاب عملائك الحاليين والمحتملين بعلامتك التجارية.
-
قوالب الرسائل وتقليل هامش الأخطاء
الشكل المتسق الثابت الذي تتبعه في قوالب الرسائل الخاصة بك، يضمن بشكل أساسي قيام منصة متصل بأداء مهمة إيصال المعلومة المطلوبة إلى العميل والتعامل معه بمنتهى الدقة، فلا يوجد حيذ لارتكاب خطأ في معلومة أو موعد أو عنوان أو رقم هاتف ولا حتى خطأ إملائي.
كما أن عملية التخصيص ستتضمن مراسلة كل عميل باسمه، كأنه يُخاطب من قبل إحدى موظفي الشركة، فلا توجد فرصة لعملية القص واللصق العشوائي، التي يقع فيها الموظفون قليلي الخبرة أو الكفاءة، عندما يشعرون بالملل ويرغبون في التخلص من عدد العملاء المكلفين به قبل نهاية الدوام.
-
التركيز على المحتوى
استخدام قوالب الرسائل من خلال متصل، تضمن لأصحاب الشركات التركيز على محتوى رسائلهم، وعدم الحاجة إلى القلق من أي عوامل أخرى، فقط الموعد الذي يرغب في إخبار العميل به، أو عنوان الشركة أو الحفل أو الحدث التي تنظمه، أو التأكد من إتمام عملية الشراء التي طلبها العميل، أو إخباره بتلقى الشركة للشكوى التي قدمها وموعد الرد عليه فيها، أو إرسال رقم هاتف إحدى مسئولي الشركة من أجل التواصل وتحديد موعد مقابلة شخصية، أيًا كان شكل المحتوى يكون هو فقط ما تركز عليه مع متصل، بلا أي مصدر تشتيت آخر.
الخاتمة
احجز لاجتماع مع فريق منصة متصل؛ حتى تتمكن من توفير الوقت اللازم لأداء مختلف المهام، وضمان تقليل التكاليف اللازمة للتواصل مع العملاء ومعرفة استفساراتهم والرد عليها بشكل دقيق عن طريق قوالب الرسائل عبر واتساب بزنس API، فهي من الحلول الذكية التي تساعدك في خدمة العملاء.
