الفوترة الإلكترونية في المملكة العربية السعودية
الفوترة الإلكترونية هي عبارة عن عملية إنشاء فواتير رقمية يمكن أن تُصدَر وتُحفظ إلكترونياً. وقد أصدرت هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية (ZATCA) لوائح تلزم الشركات باعتماد عملية إنشاء الفواتير الإلكترونية على مرحلتين، وذلك اعتباراً من تاريخ 4 كانون الأول، 2021.
وعلى الرغم من أن هذه الفواتير الإلكترونية ستشبه في صيغتها فواتير ضريبة القيمة المضافة العادية، إلا أن إصدارها سيتم عن طريق شبكة الإنترنت. علماً أن هناك فرقاً بين فاتورة إلكترونية ونسخة إلكترونية أو مسح ضوئي لفاتورة ورقية.
Source: ZATCA
أنواع الفواتير الإلكترونية فاتورة إلكترونية للضرائب (فاتورة إلكترونية موحدة)
يجري إصدار الفواتير الإلكترونية الضريبية للمعاملات بين الشركات وبين قطاعات الأعمال والحكومة ( ( B2B & B2G. وكثيراً ما يستخدمها المشترون ليطالبوا بخصم ضريبة القيمة المضافة. يجب أن يتم تشارك هذه الفواتير مع المشترين بالصيغة المطلوبة خلال المرحلة الأولى، ولكن لا يمكن مشاركتها مع المشترين إلا في المرحلة الثانية بعد ختمها بطريقة مًشفر ومسحها من قبل هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية (ZATCA).
في حال كان عميلك مسجلاً بضريبة القيمة المضافة، فيتوجب عليك عندها أن تُدرج رقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة الخاص به في الفاتورة، بالإضافة الى خيار إدراج رمز الاستجابة السريعة.
الفواتير الإلكترونية المبسطة
فيما يتعلق بالمعاملات الخاصة بالشركات والمستهلكين، تُصدر الفواتير الإلكترونية عند نقطة البيع. ولن يُطلب من المشتري خصم ضريبة القيمة المضافة باستخدام الفاتورة عند التعامل مع هذا النوع من الفواتير. وإذا كنت ترسل فاتورة ضريبية مبسطة إلى عميل ما (أي فاتورة خاصة بالتجارة الإلكترونية بين التاجر والمستهلك) ، فيجب أن يشمل نظام الفواتير الإلكترونية الخاص بك رمز الاستجابة السريعة. وهو رمز ضروري من أجل المصادقة على فواتيرك الإلكترونية.
في المرحلة الأولى سيكون عليك فقط إرسال الفواتير الإلكترونية المبسطة لعملائك. ولكن يتوجب عليك في المرحلة الثانية إخطار هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية بشأن هذه الفواتير في غضون 24 ساعة من إصدارها.
يمكن أن تكون كلتا الفاتورتين الإلكترونيتين فاتورة ذاتية (عندما يقوم العميل بإعداد فواتير المورد وإرسالها إليهم للدفع بموافقة مصلحة الضرائب) أو فاتورة تم إصدارها من قبل طرف ثالث. علماً أنه، في حال كانت الفاتورة ذاتية فأنت لا تزال مسؤولاً عن دقة الفاتورة الإلكترونية التي تم إنشاؤها (التي أصدرها المشتري نيابة عنك)
كيف تعمل الفواتير الإلكترونية؟
لا تختلف الفواتير الإلكترونية بشكل كبير عن الفواتير التقليدية، فهي تتبع في الأساس الإجراء ذاته. لكنه يُنفذ بطريقة أسرع وأكثر أمناً.
تلخص النقاط التالية ما يتوجب عليك القيام به لكل معاملة:
- من أجل إنشاء فاتورة إلكترونية وتعبئة كل الخانات المطلوبة، احرص على استخدام نظام فواتير إلكتروني متوافق
- زوّد المشتري بنسخة. وقبل إرسال هذه الفاتورة إلى المشتري، يجب عليك أن تحمّلها على بوابة هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية (ZATCA) وأن تتحقق من صحتها.
- احتفظ بنسخة من الفاتورة الإلكترونية في نظامك للاستخدام المستقبلي. إن الانتقال إلى حل الحوسبة السحابية، مع إمكانات الفوترة الإلكترونية سيعمل على تسهيل التخزين وضمان التوافق بشكل تلقائي.
كيف يمكن لدافعي الضرائب الاستعداد للفوترة الإلكترونية
(FATOORAH) ؟
يتوجب على كل دافع ضرائب مقيم أن يكون مستعداً للفوترة الإلكترونية من أجل التقيد بالقوانين. كن على دراية كيف ستؤثر تعليمات ولوائح الفواتير الإلكترونية لضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية على عملك وما هي الخطوة التالية التي يجب أن تقوم بها من خلال الإرشادات التوجيهية التالية.
الإرشادات والمبادئ التوجيهية لإصدار الفواتير الإلكترونية في المملكة العربية السعودية
سيكون إرسال فاتورة إلكترونية لجميع السلع والخدمات الخاضعة لضريبة القيمة المضافة (سواء كانت معدلات قياسية أو منعدمة) أمراً إلزامياً.
يجب على جميع أصحاب الأعمال المسجلين بضريبة القيمة المضافة في المملكة العربية السعودية (باستثناء الأشخاص غير المقيمين الخاضعين للضريبة) الذين يبيعون داخل وخارج البلاد استخدام نظام الفوترة الإلكترونية. ويتحتم عليك استخدام عملية الفوترة الإلكترونية في حال كنت طرفًا ثالثاً في المملكة العربية السعودية، تعمل على إصدار فاتورة ضريبية بالنيابة عن شخص يخضع للضريبة. قد تنطبق هذه اللوائح، على سيبيل المثال، على شركة محاسبة تصدر فواتير نيابة عن بائع نسيج.
يعد إصدار الفواتير الإلكترونية أمراً لازماً حين يتعلق الأمر بجميع المعاملات، سواء بين الشركات أو بين قطاعات الأعمال والحكومة أو بين الشركات والمستهلك. وعندما ترسل لعميلك فاتورة إلكترونية، يتحتم عليك أيضاً إرسال نسخة مطبوعة.
ينبغي أن تُكتب الفواتير باللغة العربية. بإمكانك اختيار ترجمة الفواتير أو إضافة لغة أخرى، ولكن يجب أن يتم إصدار الفاتورة الإلكترونية باللغة العربية حصراً.
المرحلتان الأولى والثانية المرحلة 1: إصدار الفواتير الإلكترونية وتخزينها
يتوجب على دافعي الضرائب اعتباراً من هذا التاريخ، إصدار الفواتير الإلكترونية والإشعارات الإلكترونية وتخزينها بدلاً من الفواتير المادية الملموسة وبطاقات الائتمان والإشعارات المدينة.
في المرحلة الأولى، ستحتاج إلى البدء في استخدام نظام الفواتير الإلكترونية المتصل بالإنترنت والمتوافق مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية (ZATCA). بإمكانك أن تستخدم سجل نقدي عبر الإنترنت، أو أحد تطبيقات برامج الفواتير الإلكترونية المثبتة على جهاز الحاسوب لديك. أو يمكنك اعتماد حل الفوترة الإلكترونية السحابية عبر الإنترنت لإرسال الفواتير واستلامها.
خلال عملية إصدار فاتورة إلكترونية، ينبغي إدراج جميع عناصر الفاتورة الضريبية وخاناتها الإلزامية، مثل اسم البائع ورقم تسجيل ضريبة القيمة المضافة، وتوقيت إصدار الفاتورة، ومجموع ضريبة القيمة المضافة، والقيمة الإجمالية للفاتورة ويشمل ذلك ضريبة القيمة المضافة.
المرحلتان الأولى والثانية
لا يتحتم عليك بالضرورة مشاركة البيانات أو إرسال الفواتير إلى هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية (ZATCA) خلال المرحلة الأولى.
أما المرحلة الثانية فهي الدمج مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية (ZATCA).
فيما يخص مجموعات معينة من دافعي الضرائب، سيتم تنفيذ هذه المرحلة بشكل مقسم على عدة مراحل. يجب أن تدمج منظومة الفوترة الإلكترونية لديك مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية (ZATCA) بحلول 1 كانون الثاني، 2023، وذلك لإرسال الفواتير الإلكترونية التي تم إصدارها إلى البوابة بهدف التحقق منها والمصادقة عليها. ستقوم الهيئة بإخطارك قبل ستة أشهر على أقل تقدير من تاريخ الدمج، باعتبار أن هذه المرحلة تؤثر على أشخاص مختلفين في أوقات متباينة.
وبما أن هذه المرحلة ستشمل المزيد من المتطلبات التقنية، يُفضّل وجود نظام متوافق مسبقاً مع إرشادات نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية. يجب أن يستخدم نظامك واجهات برمجة التطبيقات (APIs) للاتصال بالأنظمة الخارجية وإنشاء معرِف فريد عالمي (UUID)، وتوقيع رقمي، ورقم متسلسل يميز كل فاتورة إلكترونية، وتجزئة (رقم معقد يمثل جزءاً من توقيع رقمي)، بالإضافة الى ختم تشفير. ومن الضروري أن يتم إدراج ميزات مكافحة التلاعب في نظام الفواتير الإلكترونية الخاص بك.
هذه الميزات ليست مطلوبة في المرحلة الأولى، لكنها مطلوبة في المرحلة الثانية.
المسموحات والمحظورات
المسموحات
لنفرض أنك أحد دافعي الضرائب في المملكة العربية السعودية. سيتعين عليك في تلك الحالة أن تختار نظاماً للفواتير الإلكترونية، أو أن تجد مزود فواتير يمكنه إعداد نظامه لتقديم منظومة فواتير إلكترونية تتوافق مع نظام هيئة الزكاة والضريبة والجمارك في المملكة العربية السعودية ( ZATCA). عندها، فور اختيارك لأحد الأنظمة تعلم على طريقة استخدامه، وقم باختباره قبل حلول الموعد النهائي في 4 كانون الأول، 2021.
قد يتولى أمر الحسابات أكثر من شخص واحد في معظم الشركات. لذا، احرص على التأكد من أن جميع موظفي الفواتير لديك على دراية جيدة باستخدام نظام الفواتير الإلكترونية حتى يكونوا مستعدين للتعامل مع المعاملات بكفاءة. يُعد تشجيع الخبراء الفنيين والمطورين في فريقك على زيارة موقع ZATCA الإلكتروني بانتظام فكرة صائبة إذا كانوا ضمن فريق العمل لديك. ويوفر استخدام حل الحوسبة السحابية الذي يتولى مسألة الالتزام بضريبة القيمة المضافة واللوائح الحكومية بشكل آلي، الوقت والجهد.
المحظورات
حالما تبدأ بتطبيق الفواتير الإلكترونية فإنك لن تكون قادراً على إصدار فواتير يدوية أو مكتوبة بخط اليد. وإذا كنت تبحث عن نظام فواتير إلكترونية، فتجنب الأنظمة التي:
تسمح للمستخدمين بتسجيل الدخول بدون أسماء.
لا تحتوي على ميزات لإدارة المستخدمين.
تسمح بتحرير أو التلاعب بالفواتير الإلكترونية والإشعارات المرتبطة بها.
تسمح بإنشاء تسلسلات فاتورة إلكترونية متعددة.
تسمح لك بتغيير الوقت أو تصدير مفتاح الختم.
وبدل أن تعمل على تعديل الفواتير، قم بإنشاء إشعار الدائن/ائتمان مرتبط بالفاتورة الأصلية. واحرص على التحقق من عدم حذف أي فواتير إلكترونية فور إرسالها لأنك ستحتاج إليها في المستقبل.
